Gestion de projets
Comme nous utilisons la gestion de projet PMI®, votre transformation sera non seulement bien gérée, mais nous serons en mesure de fournir une formation et de répondre à toute question concernant tous les aspects de la gestion de projet professionnelle. Nous serons également en mesure de fournir des conseils pour l'exécution de projets au sein de l'entreprise. Bien que notre expérience soit principalement axée sur les industries de la construction et de l’aéronautique, le schéma de déroulement d’un projet de construction présenté ci-dessous démontre que la méthodologie PMI® est agnostique au secteur, ce qui signifie qu’elle peut être appliquée pratiquement partout.
23%
des entreprises utilisent un logiciel de gestion de projet – Iseo Blue
50%
des projets ne sont pas complétés à temps – Iseo Blue
87%
des entreprises pensent que le numérique va perturber leur secteur, mais seulement 44 % sont préparées à une perturbation numérique potentielle – Forbes
59%
des entreprises qui n'ont pas entamé de transformation numérique craignent qu'il ne soit trop tard – Forbes
Mise en place d’un logiciel de gestion de projets
Qu'elle soit petite ou grande, aucune entreprise ne devrait gérer des projets sans un système logiciel qui aide à coordonner et à documenter tout ce qui est lié à un projet. Avec un logiciel qui suit tous les travaux simultanés, les tâches peuvent être assignées à différents employés, des diagrammes de Gantt offriront une visibilité sur la planification, et toutes les données relatives au projet peuvent être stockées au même endroit. De plus, si la configuration est correcte, le logiciel de gestion de projet peut également être intégré à un système de facturation, facilitant ainsi les paiements. Pour une petite entreprise de construction gérant même quelques projets simultanés, un logiciel de gestion de projet est indispensable.
Portée et devis
Avant même d'accepter un mandat de projet, la première chose à faire est d'évaluer l'envergure du travail. La meilleure façon de le faire est d'obtenir les plans du projet et de visiter le chantier pour voir son état actuel. Il y aura évidemment une analyse différente entre une conversion d'un immeuble de six logements en six condos et une simple rénovation de cuisine, mais avoir des plans et visiter le chantier est important dans les deux cas. Un travailleur expérimenté devrait toujours être présent pour évaluer correctement les matériaux nécessaires, le temps requis et les compétences que les ouvriers doivent avoir pour réaliser le travail.
Une fois que la portée est définie et comprise, les clients demanderont généralement soit un devis complet, soit un budget de projet. Il vous revient en tant qu'entrepreneur ou chef de projet d'évaluer correctement ce qui est préférable en fonction du type de client et du type de travail. Un devis est généralement plus approprié pour les clients qui contestent les factures ou pour les travaux ayant une portée clairement définie. Les budgets peuvent être utilisés pour les projets présentant une légère incertitude ou pour les clients qui paient de manière fiable.
S'il existe un risque important d'évaluer correctement la portée, ou si un risque par rapport à la portée est perçu, la méthode du budget est recommandée. Mais même avec un budget établi correctement, certaines choses s'ajouteront au travail. Il est fortement recommandé que, lorsque la portée augmente, des approbations soient demandées aux clients avant de commencer le travail, que ce soit pour des imprévus ou des extras.
La définition de la portée est la partie la plus importante de la phase de préparation. Si elle est bien faite, le risque pour toutes les étapes ultérieures sera réduit à des niveaux gérables.
Obtention des permis
Presque tous les projets de construction nécessitent un permis avant le début des travaux. Cependant, certains sous-traitants sont autorisés à effectuer des travaux sous le permis obtenu par l'entrepreneur général. Si tel est le cas, les sous-traitants n'ont pas besoin de prendre des mesures pour obtenir des permis de travail. Dans certaines régions cependant, les sous-traitants doivent obtenir un permis uniquement pour les travaux de sous-traitance. Dans ce cas, comme pour tous les entrepreneurs généraux, il est nécessaire de faire une demande de permis auprès des autorités locales (généralement la ville). Des plans de construction seront nécessaires, ainsi que toutes les informations spécifiques à la municipalité locale.
Préparation des matériaux
Une fois que la portée est définie, les matériaux doivent être préparés. Il est recommandé de commander les matériaux nécessaires pour le projet spécifique afin de suivre le montant exact des dépenses pour le projet. Avec cette méthode, les projets passés aideront à comprendre si les pratiques de devis sont précises ou non, et aideront l'entreprise à ajuster la manière dont les devis ou les budgets sont réalisés. À mesure de l'avancement du travail et des besoins en matériaux supplémentaires, ceux-ci doivent être commandés en fonction des besoins. Toutes les commandes d'achat et les reçus doivent être joints au dossier du projet après la commande des matériaux.
Planification du travail
Pour un entrepreneur ou même un sous-traitant, planifier le travail peut être un défi. Entre les clients qui changent d'avis sur leur disponibilité, les durées modifiées en raison de situations imprévues ou d'extras, les délais varieront inévitablement par rapport à l'estimation initiale. C'est pourquoi il est recommandé d'inclure une marge de temps raisonnable dans la planification du projet d'environ 20 %. Il est également fortement recommandé de planifier le travail en fonction de la disponibilité des équipes de projet. S'il y a deux équipes disponibles, ne planifiez pas plus de deux projets simultanément. Pour faciliter la visibilité sur la planification, l'utilisation d'un diagramme de Gantt lié à un logiciel de gestion de projet est fortement recommandée.
Sécurité sur le chantier
L'aspect le plus important lors de l'exécution d'un projet est de s'assurer que le chantier est sûr pour les travailleurs. Plusieurs dangers peuvent être présents sur un chantier et il est important de réduire les risques pour chacun d'entre eux. En voici quelques exemples :
- Chutes
- Glissades et trébuchements
- Exposition à des substances dangereuses
- Accidents de type « frappé par »
- Bruit excessif
- Blessures liées aux vibrations
- Blessures liées aux échafaudages
- Incidents électriques
- Brûlures
- Manipulation des matériaux
Pour la sécurité sur les chantiers au Québec, veuillez consulter le site web de la CNESST. Pour des informations nationales sur la sécurité au Canada, veuillez vous référer au CCOHS.
Préparation du site et des travailleurs
Lorsque les risques liés à la sécurité ont été suffisamment réduits, il est temps de préparer le chantier et de former les travailleurs si nécessaire. Avant même d'apporter les matériaux, il est fortement recommandé de vérifier que le chantier est prêt, surtout en cas de sous-traitance pour un entrepreneur général. Si des tuyaux doivent être installés dans les murs et que les murs ne sont pas ouverts, rien ne pourra être fait.
Après avoir confirmé que le site est prêt, il est recommandé d'apporter les matériaux et outils près du site d'exécution, en veillant à ce que leur emplacement ne crée pas de risques supplémentaires pour les travailleurs. Les tables doivent être stables, les outils inutilisés déconnectés des prises de courant et aucune flamme ouverte ne doit être laissée sans surveillance, pour n'en citer que quelques exemples. S’il y a beaucoup de matériaux ou d’outils à utiliser, il est recommandé de les faire livrer lorsque nécessaire.
Lorsque tous les matériaux et outils sont prêts, le chef de projet doit s'assurer que le ou les travailleurs sont conscients de l'étendue des travaux. Le chef de projet doit expliquer ce qui doit être fait en fournissant suffisamment de détails pour éviter les erreurs et les omissions, et il doit consacrer du temps à expliquer quelques-unes des meilleures pratiques d'exécution pour s'assurer que les travailleurs comprennent l'importance d'une exécution de qualité. À aucun moment les travailleurs ne doivent être envoyés seuls sur un chantier – un chef de projet doit toujours être là avec eux avant le début des travaux.
Gestion de l’exécution
Une fois que les travailleurs commencent le travail, le chef de projet doit rester à proximité et aider les travailleurs en cas de besoin. Si les travailleurs travaillent sans problème, le chef de projet a la possibilité de leur donner de l'espace et de l'autonomie et d'assumer d'autres responsabilités. Cependant, il est fortement recommandé que le chef de projet reste à la disposition des travailleurs au cas où quelque chose d'inattendu soit nécessaire.
Les situations imprévues ayant un impact sur l'étendue des travaux ou le produit final doivent être immédiatement communiquées au client ou à l'entrepreneur général. Il est également fortement recommandé de communiquer régulièrement l'avancement des travaux à toutes les parties prenantes. Si des changements importants de l'étendue des travaux sont demandés pendant l'exécution, ils doivent être gérés par le biais d'un processus de modification en tenant compte de toutes les implications possibles.
Au fur et à mesure de l'avancement des travaux, le chef de projet doit régulièrement prendre des photos, vérifier que les travaux réalisés sont conformes aux normes et codes applicables, et que l'étendue des travaux reste conforme à ce qui a été convenu avec le client.
Gestion des extras
Si du fluage de portée (extras) survient, le chef de projet doit communiquer avec les parties prenantes concernées pour les informer de la demande d'extras et obtenir un accord sur la manière de procéder. Qu'il s'agisse d'un forfait horaire ou d'un extra avec un devis, il est obligatoire d'obtenir une approbation écrite du client ou de l'entrepreneur avant de commencer les travaux. Trop souvent, les factures sont réduites ou simplement annulées, ce qui entraîne des pertes pour l'entreprise, simplement parce qu'il y a eu un problème de communication. Évitez de perdre de l'argent en obtenant des engagements écrits.
Documentation des travaux
À chaque phase terminée, et peut-être même plus fréquemment, les travaux en cours d'exécution doivent être minutieusement documentés. Des photos doivent être jointes au dossier du projet, tous les extras enregistrés sous forme de commentaires, les bons de travail et les factures, et tous les changements de portée consignés dans les dossiers. Cela est particulièrement vrai pour les entreprises qui gèrent plusieurs projets simultanément.
Meilleures pratiques en matière de facturation
Il est recommandé de séparer les factures par phase et de créer des factures spécifiques pour tous les extras effectués. Dans les factures pour les travaux avec devis, établissez une description très détaillée de ce qui a été fait et incluez un résumé approximatif des matériaux utilisés. Les travaux en extra peuvent également être facturés avec un résumé détaillé, et si le client demande des détails sur les prix, les informations doivent lui être fournies rapidement.
Clôture
Avant la facture finale, il est fortement recommandé d'obtenir une confirmation écrite du client indiquant que les travaux sont effectivement terminés. Et ce n'est qu'après le paiement de la facture finale que le projet peut être considéré comme clos.