La situation ci-dessus n'est complètement fictive. Et bien que cela ne soit pas uniquement causé par un manque de gestion de projet structurée, il est certain que le fait que Laurelyn n'ait reçu aucune formation ni expérience dans la manière de gérer plusieurs projets en même temps n'a pas aidé. Cet article et sa deuxième partie fourniront une introduction extrêmement condensée à la gestion de projet dans les petites entreprises de services pour des projets de petite envergure.

Mise en place d’un logiciel de gestion de projets

Qu'elle soit petite ou grande, aucune entreprise ne devrait gérer des projets sans un système logiciel qui aide à coordonner et à documenter tout ce qui est lié à un projet. Avec un logiciel qui suit tous les travaux simultanés, les tâches peuvent être assignées à différents employés, des diagrammes de Gantt offriront une visibilité sur la planification, et toutes les données relatives au projet peuvent être stockées au même endroit. De plus, si la configuration est correcte, le logiciel de gestion de projet peut également être intégré à un système de facturation, facilitant ainsi les paiements. Pour une petite entreprise de construction gérant même quelques projets simultanés, un logiciel de gestion de projet est indispensable.

Portée et devis

Avant même d'accepter un mandat de projet, la première chose à faire est d'évaluer l'envergure du travail. La meilleure façon de le faire est d'obtenir les plans du projet et de visiter le chantier pour voir son état actuel. Il y aura évidemment une analyse différente entre une conversion d'un immeuble de six logements en six condos et une simple rénovation de cuisine, mais avoir des plans et visiter le chantier est important dans les deux cas. Un travailleur expérimenté devrait toujours être présent pour évaluer correctement les matériaux nécessaires, le temps requis et les compétences que les ouvriers doivent avoir pour réaliser le travail.

Une fois que la portée est définie et comprise, les clients demanderont généralement soit un devis complet, soit un budget de projet. Il vous revient en tant qu'entrepreneur ou chef de projet d'évaluer correctement ce qui est préférable en fonction du type de client et du type de travail. Un devis est généralement plus approprié pour les clients qui contestent les factures ou pour les travaux ayant une portée clairement définie. Les budgets peuvent être utilisés pour les projets présentant une légère incertitude ou pour les clients qui paient de manière fiable.

S'il existe un risque important d'évaluer correctement la portée, ou si un risque par rapport à la portée est perçu, la méthode du budget est recommandée. Mais même avec un budget établi correctement, certaines choses s'ajouteront au travail. Il est fortement recommandé que, lorsque la portée augmente, des approbations soient demandées aux clients avant de commencer le travail, que ce soit pour des imprévus ou des extras.

La définition de la portée est la partie la plus importante de la phase de préparation. Si elle est bien faite, le risque pour toutes les étapes ultérieures sera réduit à des niveaux gérables.

Obtention des permis

Presque tous les projets de construction nécessitent un permis avant le début des travaux. Cependant, certains sous-traitants sont autorisés à effectuer des travaux sous le permis obtenu par l'entrepreneur général. Si tel est le cas, les sous-traitants n'ont pas besoin de prendre des mesures pour obtenir des permis de travail. Dans certaines régions cependant, les sous-traitants doivent obtenir un permis uniquement pour les travaux de sous-traitance. Dans ce cas, comme pour tous les entrepreneurs généraux, il est nécessaire de faire une demande de permis auprès des autorités locales (généralement la ville). Des plans de construction seront nécessaires, ainsi que toutes les informations spécifiques à la municipalité locale.

Préparation des matériaux

Une fois que la portée est définie, les matériaux doivent être préparés. Il est recommandé de commander les matériaux nécessaires pour le projet spécifique afin de suivre le montant exact des dépenses pour le projet. Avec cette méthode, les projets passés aideront à comprendre si les pratiques de devis sont précises ou non, et aideront l'entreprise à ajuster la manière dont les devis ou les budgets sont réalisés. À mesure de l'avancement du travail et des besoins en matériaux supplémentaires, ceux-ci doivent être commandés en fonction des besoins. Toutes les commandes d'achat et les reçus doivent être joints au dossier du projet après la commande des matériaux.

Planification du travail

Pour un entrepreneur ou même un sous-traitant, planifier le travail peut être un défi. Entre les clients qui changent d'avis sur leur disponibilité, les durées modifiées en raison de situations imprévues ou d'extras, les délais varieront inévitablement par rapport à l'estimation initiale. C'est pourquoi il est recommandé d'inclure une marge de temps raisonnable dans la planification du projet d'environ 20 %. Il est également fortement recommandé de planifier le travail en fonction de la disponibilité des équipes de projet. S'il y a deux équipes disponibles, ne planifiez pas plus de deux projets simultanément. Pour faciliter la visibilité sur la planification, l'utilisation d'un diagramme de Gantt lié à un logiciel de gestion de projet est fortement recommandée.

À retenir

La première partie de cet article sur la gestion de projet était une brève introduction à l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet, à l'initiation, à la planification et à la préparation d'un projet. Et malgré sa brièveté, la définition de la portée, la planification et la préparation sont les aspects les plus importants des projets. S'ils sont bien réalisés, il est fort probable que le reste du travail se déroule bien. Pour en savoir plus, lisez la deuxième partie de la gestion de projet, qui se concentre sur la préparation, l'exécution et la clôture.