Après la phase de découverte et diagnostique, une autre étape essentielle pour garantir le succès des projets d'intégration numérique est de définir correctement de la direction à prendre. Cela peut être un état futur et peut contenir tous les éléments positifs provenant de la phase de découverte. Cet état futur doit être documenté sous forme d'ensemble de requis qui, une fois approuvé, devient également la portée du projet. À ce stade, il est toutefois recommandé de ne définir que l'ensemble préliminaire de requis.

Récits utilisateur

Lors de la définition des requis pour une intégration numérique, il est utile de considérer l'utilisation de récits utilisateur provenant de la méthodologie Agile. Cette approche peut ensuite être intégrée au plan de mise en œuvre Agile, ce qui facilitera considérablement l'intégration. De plus, les récits utilisateur peuvent aider à comprendre le fonctionnement de l'entreprise et potentiellement fournir des indications sur ce qui peut être amélioré. Un simple récit utilisateur pour une entreprise de services de construction serait : « En tant que répartiteur, Je veux envoyer une notification à l'ouvrier, Afin que l'ouvrier sache où aller et quoi faire, Et je sais que j'ai terminé lorsque l'ouvrier confirme qu'il est en route. »

Définir par fonction d’entreprise

Pour garantir que ce qui est nécessaire pour l'état futur d'une entreprise soit clair, il est fortement recommandé de définir les besoins par fonction d’entreprise. Cela permettra de sélectionner avec précision les applications ou ensembles d'applications qui peuvent répondre aux requis définis. Par exemple, un CRM est généralement fortement recommandé pour les entreprises B2B. Mais un CRM n’est un moyen à une fin. Il est donc nécessaire qu'avant de décider de mettre en œuvre un CRM, l’entreprise ait réellement besoin d'une solution de gestion des relations clients et non seulement d'une solution de facturation.

Débuter avec les indicateurs et mesures

Pour chaque fonction d’entreprise, un ensemble d'indicateurs ou de mesures devrait être élaboré. Les décisions basées sur les données sont un facteur de succès important aussi bien pour les petites que pour les grandes entreprises. Et bien que les indicateurs financiers de base soient généralement ce qui vient à l'esprit, ils ont tendance à être intégrés dans des applications prêtes à l'emploi. Les indicateurs stratégiques, plus difficiles à définir, permettront de comprendre l'orientation de l'entreprise.

Comprendre les besoins

Les besoins de l'entreprise devraient naturellement découler des IDEAS™. Un premier jet des besoins (ou recommandations) est généralement réalisé par le conseiller, puis discuté et affiné ultérieurement. Une séance de remue-méninges avec plusieurs parties prenantes peut aider à identifier comment l'entreprise envisage de résoudre certains problèmes ou défis. Ces idées serviront ensuite de base pour définir les requis eux-mêmes.

Définir les capabilités logicielles

Lors de l'élaboration des besoins, il peut être difficile d'évaluer correctement si les solutions choisies répondront aux exigences, mais une première évaluation est une bonne idée. Cette approche permettra de rejeter immédiatement certaines solutions logicielles qui ne répondront pas aux besoins de l'entreprise. Par exemple, il n'est pas recommandé de gérer les travaux de service avec QuickBooks. Cela peut sembler évident, mais plusieurs entreprises « piratent » des outils pour gérer des tâches pour lesquelles les outils n'ont pas été conçus. Cela crée alors des inefficacités et de la confusion. Il convient donc d'éviter de « pirater » les outils.

Connections et automatisation

Savoir où connecter les applications et où automatiser est une étape très importante du processus. Cependant, tant que les solutions logicielles ne sont pas sélectionnées, il est très difficile de connaître les connexions et les automatisations. Mais en ce qui concerne les capabilités, une première évaluation peut donner des idées sur les logiciels qui devraient être sélectionnés lors des prochaines étapes.

Impliquer les parties prenantes de l’entreprise

À ce stade, il va sans dire que les parties prenantes de l'entreprise doivent être étroitement impliquées. Elles connaissent leur entreprise mieux que quiconque. Et bien qu'elles aient besoin d'aide pour l'améliorer, elles auront probablement des idées inestimables sur les améliorations potentielles. Une situation fréquente est que les parties prenantes de l'entreprise ont des idées sur la façon de corriger les lacunes, mais n'ont ni les connaissances ni le temps pour exécuter et mettre en œuvre.

À retenir

La découverte et le diagnostic, ainsi que la définition des requis sont deux des étapes les plus importantes d'un projet de numérisation. Si ces deux étapes sont réalisées correctement, le taux de réussite augmente considérablement. En définissant des requis préliminaires, l'entreprise choisit approximativement la direction à prendre et permet aux parties prenantes de s'aligner sur cette direction. Les besoins devront être affinés et repriorisés à une étape ultérieure lorsque les solutions logicielles seront choisies et que les capacités seront évaluées par rapport aux besoins de l'entreprise et aux exigences préliminaires.