Cela vous semble familier? Si c'est le cas, votre entreprise devrait agir avec une urgence significative. Avant l'avènement de l'électronique, la situation ci-dessus était assez habituelle (même si les entreprises dans cette condition ne survivaient généralement pas très longtemps). Par contre, au 21e siècle, avec une multitude de logiciels de finance et de comptabilité, cette situation devrait être presque éliminée. Mais comment choisir?

Facilité de configuration

Un des aspects les plus importants d'un logiciel de comptabilité et de gestion financière est la facilité de configuration initiale. Certains logiciels sont préconfigurés avec un plan comptable standard et prêts à l'emploi, tandis que d'autres nécessitent une configuration plus poussée. Si le logiciel permet une configuration préconfigurée conforme aux lois et réglementations locales, c'est généralement la meilleure méthode. Si ce n'est pas le cas, il est recommandé de le configurer manuellement. Outre le plan comptable, il faut tenir compte de la facilité de configuration d'aspects tels que les connexions bancaires, les structures d'actionnariat, les employés, les produits et les tarifs, et d'autres avant de choisir une solution.

Facturation

Malgré le fait qu'il s'agisse d'un logiciel de comptabilité, il est recommandé que la solution inclue une fonction de facturation. La configuration des clients ainsi que des produits et des tarifs sera nécessaire. Mais une fois cela fait, des fonctions telles que l'envoi électronique de factures ainsi que la réception des paiements des clients seront activées, ce qui facilitera considérablement la gestion des créances.

Paiements

Tout comme la facturation, il convient d'ajouter le paiement aux fournisseurs et aux vendeurs. Cette étape n'est nécessaire que si le logiciel doit être utilisé pour les paiements. Étant donné que la plupart des fournisseurs travaillent avec des paiements automatisés via un compte bancaire ou une carte de crédit, le paiement aux fournisseurs via le logiciel de comptabilité n'est pas obligatoire. Cependant, si les paiements sont effectués par le biais de la banque, il est recommandé de disposer d'un compte bancaire connecté au logiciel pour faciliter la comptabilité.

Tenue des livres comptables

Tenir à jour les comptes est fondamental pour la gestion financière d'une entreprise. La catégorisation des différents éléments du journal doit permettre des aspects tels que la sélection fiscale, les pièces jointes et la réconciliation avec les comptes bancaires. Il devrait également permettre des mises à jour manuelles des journaux, si nécessaire. Un accès par des tiers devrait également être disponible dans le cas où la comptabilité serait effectuée par des experts-comptables externes.

Feuilles de temps

L'une des plus grosses dépenses de la plupart des entreprises est la masse salariale. Et pour effectuer la paie, certaines entreprises requièrent le suivi du temps de travail des employés. Cela nécessite à son tour une solution de feuilles de temps. Et bien que ce ne soit pas obligatoire, il est recommandé que la fonction soit intégrée au logiciel ou connectée à celui-ci.

Paie

La gestion de la paie est généralement nécessaire pour le fonctionnement d'une entreprise. L'externalisation de la paie est une option, dans quel cas la fonction de paie n'est pas nécessaire. Si la paie est externalisée et n'est pas connectée au logiciel de comptabilité, des saisies manuelles seront nécessaires, ce qui crée un risque d'erreur humaine. Il est donc recommandé de choisir un logiciel de comptabilité qui dispose soit d'une fonction de paie, soit qui est connecté à une application de paie. Cela facilite également le suivi des taxes liées à la paie.

Taxes et impots

L'un des aspects les plus importants d'un logiciel de comptabilité est de faciliter la gestion fiscale. Qu'il s'agisse des taxes sur la paie, des taxes de vente ou des impôts sur le revenu, l'automatisation est primordiale. Il est donc recommandé de choisir un logiciel de comptabilité qui peut au moins générer des rapports fiscaux, mais qui devrait également permettre les déclarations et les paiements directs. Cela permet non seulement de prévenir les erreurs, mais accélère également considérablement la gestion fiscale.

Rapports et analyses

Tout logiciel de comptabilité respectable devrait comporter des rapports intégrés. Avec toutes les données financières qu'une entreprise génère, les rapports structurés fournissent des informations inestimables sur la santé financière. Ces rapports devraient au moins inclure des états financiers standard tels que le compte de résultat, le bilan et le tableau de flux de trésorerie. Des rapports tels que les marges, les ratios et les factures en attente aideront également à la gestion financière de l'entreprise.

Automatisation et connections

Enfin, le logiciel de comptabilité devrait permettre des connexions internes ou externes. Si une solution tout-en-un comme Odoo est sélectionnée, des connexions intégrées à d'autres applications permettent de suivre plusieurs aspects financiers différents en un seul endroit. Si, en revanche, une solution autonome comme QuickBooks est choisie, les API et les connecteurs externes devraient être activés pour extraire des données des logiciels de gestion des opérations. Le logiciel devrait également permettre la réconciliation automatisée des comptes ainsi que des rappels occasionnels pour le suivi de la conformité.

À retenir

Le choix d'une solution de comptabilité est généralement l'une des premières choses que font les nouvelles entreprises. Mais ce choix doit être fait en tenant compte des fonctionnalités futures et non seulement de l'offre de base du logiciel. Le logiciel doit être facile à configurer et offrir des fonctionnalités de facturation, de paiement, de comptabilité, de feuilles de temps et de paie, de taxes et de rapports. Il doit également permettre l'automatisation et les connexions avec d'autres applications. Contactez les spécialistes de Mondro pour discuter de la solution de comptabilité qui convient le mieux à vos besoins!