La planification manuelle des opérations de service peut être possible avec un employé, mais dès qu'il y en a plus, la confusion peut rapidement s’installer. Dans l'exemple ci-dessus, disposer d'une solution logicielle pour la planification et la répartition du travail aurait facilement résolu le problème. Et bien que presque obligatoire, ce n'est pas la seule considération lors du choix d'un logiciel pour la gestion des opérations dans une petite entreprise de services.

Les aspects fondamentaux

Dans n'importe quelle entreprise de construction, en particulier celle effectuant des services sur le terrain, plusieurs éléments doivent s'emboîter pour permettre l'exécution du travail en toute fluidité. Dans un flux standard, une demande de travail est reçue d'un client, assignée à un travailleur ayant la capacité, les outils et les matériaux nécessaires pour l'exécution, puis elle est planifiée, exécutée, facturée et payée. Dans certains cas, une estimation ou un devis sera nécessaire, ce qui exigera une considération logicielle supplémentaire. Dans ces deux phrases, plusieurs applications doivent fonctionner ensemble pour un processus efficace et efficient. Et bien sûr, les matériaux sont nécessaires, ce qui nécessite un autre ensemble d'applications. Puisque le travail ne peut pas être effectué sans matériaux, commençons par ce qui est nécessaire pour les achats et la gestion des stocks.

Liste de matériaux et prix

Avant de pouvoir utiliser un outil logiciel pour acheter des articles et gérer les stocks, les articles doivent être créés dans un système donné. La première et la plus importante considération est donc que l'application choisie ait la capacité de contenir une base de données avec des pièces comprenant des codes SKU, des prix de vente et d'achat, des informations sur les fournisseurs, des catégories, des emplacements de stockage et de préférence des codes-barres, entre autres.

Achat, réception, inspection et inventaire

Lorsque les listes de matériaux et de prix ont été créées, l'achat peut être effectué. L'application doit donc avoir la capacité de créer des bons de commande avec des quantités qui peuvent ensuite être envoyées aux fournisseurs. Un avantage utile serait que l'application ait également la capacité de créer des requêtes pour proposition (RFP) si l'entreprise a besoin de plusieurs fournisseurs pour soumissionner pour un achat donné. Une fois que la commande arrive, le système doit être capable de confirmer efficacement que la livraison correspond à la commande et une fois reçue et inspectée, elle doit être placée dans une base de données d'inventaire. Si quelque chose ne va pas avec la commande, le système doit permettre le retour au fournisseur pour un ou plusieurs articles. Il est donc nécessaire de diviser les lots de bons de commande.

Distribution

Certaines entreprises choisiront de fonctionner sans présence physique sur le terrain, ou auront simplement un modèle commercial qui ne nécessite pas beaucoup de déplacements. Le meilleur exemple est le commerce électronique ou les services SaaS. Les clients achèteront des produits en ligne et y auront un accès immédiat ou les recevront par livraison. Dans le cas de l'accès instantané, la livraison est inutile. Cependant, pour les produits physiques expédiés aux domiciles des clients, un service de livraison doit être envisagé. Il est donc recommandé de choisir une application qui permette des connexions de livraison avec des tiers, ce qui facilitera considérablement la distribution.

Service sur le terrain – planification et répartition

Pour le travail sur le terrain, l'application doit fournir une visibilité sur les horaires et les affectations des travailleurs et doit inclure au minimum la durée et l'emplacement. D'autres aspects tels que les descriptions, les statuts et une connexion aux stocks et à la comptabilité maximiseront les avantages. L'application doit être capable de notifier les travailleurs qu'ils ont du travail en attente, et les travailleurs doivent pouvoir compléter les ordres de travail, ou les tâches, sur leurs appareils mobiles. Bien sûr, l'interface mobile doit être simple à utiliser, propre et rationalisée, pour permettre aux travailleurs de perdre le moins de temps possible à remplir les informations et à compléter les ordres de travail pour une facturation efficace. Il est également fortement recommandé que les ordres de travail soient connectés aux feuilles de temps des travailleurs pour une gestion efficace de la paie.

Gestion de la capacité

Avec une application de planification, la gestion de la capacité devrait être assez simple. Cependant, l'application doit être visuellement construite de manière à ce que la planification de tous les travailleurs soit visible à un seul endroit. L'application devrait également intégrer une connexion aux congés, aux vacances et aux jours de maladie des travailleurs, pour garantir que la capacité soit toujours prévue de manière réaliste.

Devis, estimations et projets de construction

Les appels de service ne nécessitent généralement pas d'estimations ou de devis, mais dans certains cas, les clients demanderont des devis avant de faire des travaux. L'application doit donc être capable de créer, d'envoyer, puis de facturer des devis et des estimations. Pour les projets de construction, l'application doit offrir la possibilité de soumissionner, bien sûr, mais aussi de gérer des projets de construction de plus grande envergure nécessitant l'engagement de plusieurs travailleurs sur plusieurs jours, avec probablement plusieurs ordres de travail impliqués.

Autres considérations

Pour une entreprise de construction et de services, ou même pour une entreprise qui ne réalise que des projets, les véhicules sont obligatoires. Il est donc fortement recommandé que l'application soit capable de gérer la flotte, ce qui inclurait l'allocation, l'entretien, le suivi des kilomètres, entre autres.

Pour les entreprises en dehors de l'industrie des services de construction, des modules d'application tels que la fabrication, la gestion du cycle de vie des produits, ainsi que les points de vente et le commerce électronique peuvent être nécessaires en fonction bien sûr de la nature des opérations.

Automatisation et connections

Certaines connexions ont été décrites ci-dessus, mais l'application doit être capable de se connecter automatiquement à plusieurs autres applications ou modules. Une connexion à une application comptable est presque obligatoire, tandis que d'autres connexions peuvent avoir un impact moindre.

À retenir

Décrire les considérations relatives aux applications pour un logiciel de gestion des opérations est presque impossible en quelques paragraphes. Certaines entreprises ont des besoins génériques tandis que d'autres ont des exigences très spécifiques. Cependant, prendre en compte les matériaux et les listes de prix, les achats et les stocks, le service sur le terrain, la gestion de la capacité, ainsi que les devis et les projets dans le choix d'une application sera un excellent point de départ pour comprendre ce qui est nécessaire pour votre projet d'intégration numérique. Chez Mondro, nous pourrons énumérer les exigences et vous fournir une recommandation sur l'application la mieux adaptée à vos besoins. Contactez-nous pour une discussion et une démonstration gratuite!