La gestion du travail et des priorités peut sembler simple, mais c'est en réalité à la base de ce que la plupart des entreprises peinent à maîtriser. Nori, qui se sent débordée, prend des notes pour ses tâches dans un carnet physique. Cette méthode peut fonctionner pendant un certain temps, mais elle devient rapidement insoutenable, surtout lorsque la visibilité sur les tâches et la charge de travail des employés est nécessaire. Un système numérique de gestion du travail devient rapidement obligatoire. Et bien que cet article s'applique principalement à la gestion du travail de gestion, bon nombre d’idées peuvent également être appliquées dans le cadre d'un travail physique.

Suivi centralisé des tâches

Le premier avantage majeur d'un système de suivi des tâches est bien sûr le fait que toutes les tâches soient centralisées. Grâce à cette centralisation inhérente, les tâches entre différents processus et applications peuvent être consultées en un seul endroit, ce qui facilite considérablement la visibilité sur ce qui doit être fait. De plus, la centralisation des tâches permet une meilleure priorisation et une prévision de la charge de travail plus facile. L'application sélectionnée doit donc avoir la capacité de suivre les tâches liées à l'ensemble de l'entreprise en un seul endroit.

Attribution et réattribution des tâches

Un autre avantage très important est le fait que les tâches peuvent être attribuées soit à des personnes, soit à des groupes. Avec cette possibilité, chaque tâche aura une personne assignée à son exécution. Dans le cas où la tâche n'est pas attribuée à la bonne personne ou au bon groupe, l'option de la réattribuer permet que la même tâche soit effectuée par les bonnes parties prenantes. La plupart des logiciels ont cette fonctionnalité, mais c'est toujours un élément majeur à prendre en compte lors du choix de l'application à utiliser.

Priorités, durées et délais

Il va un peu de soi que pour travailler de manière efficace, les tâches doivent être priorisées. Il existe diverses façons de le faire, mais l'utilisation de durées et de délais est l'une des plus simples. La priorisation peut également se faire en fonction de la méthode du Quadrant de Covey, mais cela nécessite une approche plus élaborée. Dans les deux cas, le logiciel doit avoir la capacité d'inclure bien sûr des durées et des délais, mais il doit également permettre une priorisation manuelle au cas où plusieurs tâches avec des durées et des délais en conflit seraient attribuées à la même personne ou au même groupe.

Projets

Parce que les tâches sont généralement regroupées en projets, qu'ils soient petits, grands, ponctuels ou continus, l'application logicielle devrait avoir la capacité de suivre ces projets. Cela permettra non seulement de visualiser la progression, mais aussi de regrouper les tâches pour un seul projet. L'application logicielle devrait également inclure différentes vues, telles que des listes ou des diagrammes de Gantt, pour faciliter la planification.

Charge de travail et capacité

La charge de travail et la capacité sont des concepts qui tendent à être gérés qualitativement, et les données sur ces deux aspects sont souvent absentes des organisations. Les gestionnaires demandent simplement aux travailleurs comment ils se sentent par rapport à leur travail et utilisent cela pour mesurer la charge de travail et la capacité. En utilisant un outil logiciel qui fournit une visibilité sur la durée et les délais, ainsi que sur les plans concurrents des employés, les gestionnaires peuvent rapidement et facilement voir si quelqu'un est surchargé ou sous-utilisé.

En tant qu'information supplémentaire, la capacité devrait prendre en compte tout le temps passé en réunions et en travaux administratifs, tels que la saisie des feuilles de temps. La meilleure méthode serait d'utiliser un horaire pour bloquer le temps administratif et synchroniser le travail et les tâches avec les réunions et l’horaire. Une application logicielle capable de faire cela est fortement recommandée.

Commentaires

La gestion du travail interne dans un système de suivi des tâches centralisé doit également permettre les commentaires. Les commentaires doivent être laissés dans un fil continu pour garantir que l'historique n'est pas perdu si une tâche est réattribuée plusieurs fois. Les pièces jointes sont également utiles, et bien que l'application logicielle devrait les permettre, il est recommandé que tous les documents soient stockés dans un système de gestion des connaissances et liés à la tâche via un commentaire ou un champ dédié. Cela permettra d'avoir une seule version de la vérité et d'éviter la duplication et, en fin de compte, la confusion.

À retenir

Dès qu'il y a quelques travailleurs au sein de la même entreprise, la gestion du travail peut devenir difficile. Cependant, avec un système de suivi des tâches centralisé, cette difficulté est non seulement évitée, mais l'application permet également une croissance ultérieure et une mise à l'échelle sans modification de la fonctionnalité du système. Des actions telles que l'attribution des tâches, la priorisation, l'estimation des durées, la charge de travail et la capacité, ainsi que l'assurance que les commentaires sont historiquement conservés, rendront la gestion du travail efficace et efficiente.