Dans une petite entreprise, s'assurer que les factures des fournisseurs sont payées ne semble pas être une tâche trop difficile. Et bien que la plupart des entreprises parviennent à le faire sans problème, les paiements tardifs aux fournisseurs ont tendance à être courants. La gestion des comptes fournisseurs va au-delà de simplement payer les factures à temps.

Payer au bon moment

Le paiement des factures a un impact immédiat sur la trésorerie de l'entreprise. Il est donc préférable de planifier les paiements des factures afin de répartir cet impact dans le temps tout en veillant bien entendu à ce que les paiements soient effectués avant la date limite. Cela ne signifie pas payer les factures le plus tard possible, cela signifie simplement payer les factures lorsque le moment est opportun et non dès que possible.

Pour pouvoir payer selon le plan, les factures doivent être organisées. Avec un système de gestion des comptes fournisseurs, la planification des paiements est très facile. Une fois planifiés, aucun rappel n'est nécessaire car le paiement sera effectué selon le plan. La planification des factures offre également une visibilité sur les prévisions des flux de trésorerie, qui peuvent ensuite être utilisées pour planifier davantage.

Vérification des factures individuelles

Lors de la réception d'une facture d'un fournisseur, il convient de la vérifier rapidement pour en assurer l'exactitude. Si des erreurs sont détectées, il est important de contacter rapidement le fournisseur pour demander une correction. Si la facture est correcte, le paiement peut être planifié selon les choix établis. La vérification régulière des factures permet également de mieux comprendre si une réorganisation des paiements est nécessaire.

Priorisation

Lorsqu'il est nécessaire de décider quelles factures doivent être payées avant les autres, il est recommandé de se concentrer d'abord sur les dettes à intérêts élevés, plutôt que sur les paiements sans intérêts. En d'autres termes, le remboursement des cartes de crédit et des lignes de crédit doit être effectué avant les dettes à long terme et les comptes fournisseurs, tout en respectant les délais de paiement.

Objectifs financiers

Tout comme pour les créances, il est important de fixer des objectifs de paiement afin de savoir où en est l'entreprise avec ses dépenses. Tout d'abord, les objectifs financiers simples permettent aux dirigeants d'entreprise de savoir si la trésorerie pour une période donnée était positive ou négative. Bien qu'une trésorerie positive soit nécessaire pour maintenir l'entreprise à flot, des flux de trésorerie temporaires négatifs sont normaux tant qu'ils ne vident pas toutes les liquidités disponibles. D'autres indicateurs financiers ainsi que leurs objectifs sont proposés dans le tableau ci-dessous.

Revue des comptes fournisseurs

Tout comme pour les comptes clients, l'examen régulier des tendances de dépenses en fonction des cibles ci-dessus permettra d'identifier toute tendance à la hausse des dépenses ou des factures au-delà des conditions de paiement. Il permettra également le calcul de la trésorerie lorsqu'il est combiné aux recevables payés.

À retenir

Bien que la gestion des factures et des comptes fournisseurs puisse sembler simple en surface, le faire de manière à optimiser les dépenses de l'entreprise peut aider considérablement la rentabilité et la trésorerie. Cependant, sans système de suivi numérique des payables, aller au-delà du simple « paiement des factures à temps » est assez difficile. Par conséquent, tout comme pour les comptes clients, une solution logicielle numérique est nécessaire pour avoir une visibilité en temps réel sur les payables.