Ce qui s'est passé dans l'entreprise de Ron est le résultat de paiements chroniquement tardifs de la part des clients, affectant la trésorerie au point de mettre l'entreprise au bord de la faillite. Cette situation est facilement évitable grâce aux effets combinés d'un système de facturation, d'objectifs et d'un peu de discipline et de rigueur.

Système de facturation

Nous pouvons tous convenir que pour qu'une entreprise fonctionne correctement, elle a besoin de recevoir de l'argent. Et pour qu'une entreprise ne fasse pas faillite, il faut bien évidement que l'argent rentrant doit être supérieur à l'argent sortant. Les clients doivent donc payer pour les produits et services qu'ils reçoivent. Dans les petites entreprises de services de construction, cela se fait généralement en facturant le client une fois que le travail a été effectué. Les factures sont envoyées sous forme papier ou électronique.

Gérer une entreprise avec des factures papier est faisable mais empèche une forte croissance. De plus, la facturation papier ne fournit que très peu de visibilité sur l'état des paiements, introduit le risque de perdre certaines factures et d'oublier de faire des suivis, et pour n'en nommer que quelques problèmes.

Facturation des travaux de service

Dans le meilleur des cas, le service doit être facturé dès que le travail est terminé. En fait, si possible, les travaux de service doivent être payés dès qu'ils sont terminés. Cela élimine les examens de facture ultérieurs et les suivis auprès des clients. Pour les clients ayant des comptes de paiement, le service doit être facturé dès que possible, avec une très haute priorité. Si les clients sont d'accord, un prélèvement mensuel direct est également recommandé, même pour les comptes plus importants.

Facturation des projets de rénovation

Pour les projets plus importants nécessitant plusieurs jours et phases de travail, il est fortement recommandé de demander un acompte avant de commencer le travail. Selon le budget projeté, des montants compris entre 10 et 25% sont recommandés en tant qu'acompte. Au fur et à mesure que les travaux progressent, notamment entre les phases, il est recommandé de facturer une autre partie du montant budgété/cité. Le pourcentage exact à facturer dépendra cependant de l'avancement à ce jour par rapport à l'étendue projetée des travaux. Par exemple, un travail avec une installation brute substantielle et une finition modérée devrait être facturé comme suit:

• 25% du devis en tant qu'acompte
• 50% du devis après la première phase (installation brute) a été complétée
• 25% du devis après la deuxième phase (finition) et que le projet a été achevé

Cela semble simple mais nécessite de la discipline avec les clients. Pour instaurer cette discipline, il est fortement recommandé de ne pas passer à la phase suivante tant que le paiement requis précédent n'a pas été effectué.

Discipline et rigueur

Que ce soit un système de facturation numérique ou manuel, les paiements ne sont pas effectués tant que les factures ne sont pas générées. Et plus les factures sont générées rapidement, plus les paiements sont reçus rapidement. Non seulement cela, mais le retard des factures crée une perte financière en raison du fait que l'argent perd de sa valeur avec le temps. 

Il est donc dans l'intérêt de l'entreprise de facturer le plus rapidement possible. Mais cela nécessite que les employés et les propriétaires fournissent toutes les informations requises rapidement. Que ce soit des feuilles de temps, des listes de matériaux ou des adresses de clients, toutes les informations doivent être ajoutées là où elles sont requises dès qu'elles sont disponibles. Faire les choses correctement et ne le faire qu'une fois nécessite bien sûr de la rigueur et de la discipline de la part de tous.

Objectifs financiers

Même avec de la discipline, certains clients tardent à effectuer leurs paiements. Les raisons peuvent varier d'un traitement interne long à des clients désorganisés. Afin d'avoir une meilleure visibilité sur quand des actions d'escalade sont nécessaires, des cibles de comptes clients, qui ne sont possibles qu'avec un système de facturation numérique, doivent être mises en place. L'extraction facile des données et la génération de rapports pertinents est un avantage de ce système de facturation. Plusieurs objectifs financiers peuvent être utilisés, mais ils doivent être bien choisis pour assigner correctement les priorités. Quelques exemples simples sont fournis ci-dessous :

Revue des comptes clients

Les objectifs de facturation et de comptes clients, ainsi que les réalisations, doivent être régulièrement revus. Après chaque revue, une fois les factures en retard identifiées, des rappels doivent être envoyés aux clients concernés et doivent toujours être suivis d'un appel téléphonique et, si nécessaire, d'une visite.

À retenir

Une entreprise n'existe pas si elle n'a pas, au minimum, assez d'argent pour continuer à exister. Le recouvrement des paiements en temps voulu est nécessaire et nécessite que les factures soient créées rapidement et avec précision. Bien qu'un système de facturation numérique ne soit pas en mesure d'éliminer le besoin de rigueur et de discipline, il augmentera considérablement l'efficacité et l'efficience de la facturation et de la gestion des comptes clients et des paiements.