Même en pleine panique, il y a des choses fondamentales à vérifier avant d'accepter de travailler pour un client, ancien ou nouveau. Et même une fois le travail effectué, des mesures doivent être prises pour le finaliser.

Vérifications préalables

Avant de s'engager auprès d'un client, plusieurs aspects doivent être confirmés. Vous trouverez ci-dessous une liste récapitulative des questions à poser avant d'envoyer un technicien sur un chantier.

• Quel est le problème et est-il clair?
• Le problème relève-t-il du bon métier?
• L'entreprise est-elle en mesure de fournir un service?
• Le technicien est-il disponible?
• Le technicien est-il formé et compétent?
• Le travail est-il compatible avec le calendrier?
• Les conditions de paiement sont-elles claires pour le client?
• Tous les matériaux prévus sont-ils disponibles?
• Le chantier est-il accessible?
• Est-il possible d'accéder à toutes les unités et à la salle électrique ou mécanique concernée?
• Quelle est l'adresse?
• Où la facture doit-elle être envoyée?
• Des permis sont-ils nécessaires pour effectuer les travaux?

Sur le site de travail

Une fois sur place, le technicien doit recueillir des informations sur le problème. Ces informations doivent être ajoutées au bon de travail, que ce soit pendant l'exécution de la tâche ou très peu de temps après son achèvement. Il est recommandé de prévoir 30 minutes par appel pour permettre aux travailleurs de remplir correctement leurs bons de travail.

• Le chantier est-il sécuritaire?
• Photos du problème/emplacement du problème
• Description du problème
• Description du dépannage effectué
• Description de la cause (le cas échéant)
• Description de la solution nécessaire
• Tous les matériaux nécessaires au travail sont-ils disponibles?
• Y a-t-il suffisamment de temps pour mettre en œuvre la solution?
• Un technicien doit-il revenir?
• Une inspection officielle est-elle nécessaire?
• Un autre métier doit-il compléter le travail?
• Achèvement du bon de travail (temps et matériel)
• Mettre le bon de travail dans l'état terminé

Vérification post-execution

Une fois le bon de travail terminé, il est nécessaire de confirmer que le problème a été résolu. S'il est nécessaire de planifier un appel de suivi ou une inspection, il est recommandé d'ajouter un nouveau bon de travail avant de fermer le bon en cours. Lors de la clôture du bon de travail en cours, les vérifications suivantes sont nécessaires pour s'assurer que les informations sont exactes.

• Contacter le client et confirmer que le travail est bel et bien terminé
• S'il est incomplèt, créer un nouveau bon de travail pour le travail de suivi
• S'assurer que la description de la solution mise en œuvre est correcte
• Vérifier l'exactitude et la justesse du contenu du bon de travail et de toutes les descriptions.
• Générer la facture
• Envoyer de la facture au client

Paiement après achèvement

Une fois le travail terminé, il est recommandé, selon le type de client, de procéder à deux modes de paiement différents. Pour les clients plus importants, l'envoi de factures au fur et à mesure de l'exécution des travaux et l'attente de paiements forfaitaires constitue l'approche privilégiée. Les clients plus importants gèrent les paiements de manière structurée et préfèrent effectuer des paiements périodiques.

Pour les petits clients (résidentiels et autres), il est recommandé de recevoir le paiement sur place immédiatement après l'achèvement du travail. Bien que cela nécessite une intégration numérique, c'est le moyen le plus efficace de recevoir des paiements rapidement.

À retenir

La gestion des opérations quotidiennes d'une petite entreprise n'est pas difficile, mais nécessite tout de même une planification minutieuse et un soutien à la clientèle sans faille. Avec des listes de vérification, un logiciel de planification et un logiciel de facturation, la gestion des opérations devient plus facile et évolutive, ce qui se traduit par une meilleure satisfaction des clients. Par ailleurs, la gestion de l'inventaire est également nécessaire pour fournir un bon service. Suivez le lien pour en savoir plus sur la gestion de l'inventaire.