La plupart des propriétaires de PME rencontrent une situation similaire au quotidien sans se rendre compte qu'ils abordent un problème récurrent avec la même stratégie depuis des années. Certains se noient dans le travail, d'autres rencontrent constamment des problèmes de qualité, certains ont des problèmes avec leurs employés, d'autres ont des défis financiers, et certains ont tout cela simultanément. Obtenir de l'aide est l'étape évidente avant qu'un problème plus sérieux comme l'épuisement professionnel ne survienne. Lorsqu'un propriétaire décide enfin de demander de l'aide, le défi majeur est d'identifier le bon problème à résoudre. Et pour cela, il faut une phase de découverte et de diagnostic.

Chez Mondro, nous utilisons une approche propriétaire de découverte, de diagnostic et de résolution de problèmes appelée IDEAS™. IDEAS™ signifie Interviews, Données, Examen, Artefacts et Synthèse. Lors de la première discussion avec un client, nos conseillers posent plusieurs questions pertinentes et recueillent autant d'informations que possible avant de faire un diagnostic préliminaire. Et bien que certaines idées puissent découler de cette première session, elles ne suffisent jamais à comprendre pleinement le problème. Pour être en mesure de définir correctement quel type de solution, numérique ou autre, est nécessaire dans une entreprise, une approche IDEAS™ plus complète est nécessaire.

Interviews

Avant la première discussion, Mondro enverra une enquête assez détaillée pour recueillir des informations standard sur l'entreprise. Cela permet au conseiller de se préparer correctement pour la première discussion en personne. Après l’enquête complétée, la première réunion consiste généralement en un interview visant à comprendre de manière générale quels sont les problèmes. Cependant, même après l'enquête et la discussion initiale, plusieurs sessions supplémentaires seront nécessaires avec les autres parties prenantes de l'entreprise.

Données

Même avec des interviews et des discussions, il n'est généralement pas possible d'avoir une compréhension impartiale de l'état actuel. Les gens ont tendance à colorer leurs réponses avec leurs perspectives, d'où la nécessité d'information supplémentaire. Les données sous forme de bases de données et de feuilles de calcul peuvent aider à clarifier. Si l'entreprise est déjà équipée de certains outils numériques, l'extraction des données de ces outils devrait être relativement simple. L'application d'analyses pertinentes sur ces données peut fournir des informations précieuses sur l’état des choses.

Examens

Les interviews et la collecte de données sont des méthodes quelque peu lentes et passives. Et même avec les deux premières méthodes, certaines informations clés peuvent être manquées. Par exemple, un qui travailleur utilise un raccourci pour produire une pièce mais a honte de ne pas respecter les procédures standard. Ces informations ne seront incluses ni dans les entretiens ni dans les données extraites. Par conséquent, la réalisation de quelques exercices d'examen en observant les processus permettra d'approfondir la compréhension.

Artefacts

En tant que dernière contribution clé à la découverte, les artefacts de l'entreprise doivent être examinés. Mondro définit les artefacts de l'entreprise comme toutes les pièces physiques ou numériques du travail effectué au sein de l'entreprise qui ne sont pas contenues dans les trois premières sources d'informations. Cela peut comprendre des documents, des contrats, des cartes de processus, des cas d'affaires, des procédures opérationnelles standard, des journaux et divers autres éléments.

Synthèse

Une fois toutes les différentes sources d'informations recueillies, une analyse est réalisée pour s'assurer que tous les éléments sont correctement reliés entre eux. L'étape de synthèse est bien sûr nécessaire pour extraire les informations et les idées des différentes sources d'informations collectées. Une fois que la synthèse est réalisée correctement, les améliorations potentielles et les exigences émergeront naturellement, ce qui rendra la prochaine étape beaucoup plus facile.

À retenir

L'une des étapes essentielles pour exécuter correctement un projet de numérisation ou autre est la découverte et le diagnostic. C'est pourquoi cela prend généralement du temps. Rassembler toutes les informations pertinentes pour évaluer correctement l'état actuel et déduire les problèmes et les opportunités permettra de définir avec précision l'état futur, et donc l'ensemble du projet. Et avec le cadre IDEAS™ de Mondro, l'état actuel sera évalué avec précision et efficacité, ce qui permettra de passer à la phase suivante, qui consiste à définir les exigences préliminaires.