La plupart des dépenses sont faciles à classer, mais dans ce cas particulier, Sasha a tort. Au Canada, l'équipement informatique est considéré comme un actif et relève de l'une des plusieurs déductions pour amortissement définies par l'Agence du revenu du Canada. Et pour un nouveau propriétaire d'entreprise qui n'est pas au courant de certains faits, les livres peuvent contenir une multitude de lignes mal classées.

Évidemment, la tenue de livres est un aspect essentiel de la gestion d'une petite entreprise. Elle permet de suivre les transactions financières et donne une image claire de la santé financière de l'entreprise. Sans une tenue de livres adéquate, il peut être difficile de gérer les finances et de prendre des décisions éclairées. Cependant, la tenue de livres peut également être chronophage et complexe, surtout pour les petites entreprises avec des ressources limitées. Dans cet article, nous discuterons de quelques bonnes pratiques pour la tenue de livres dans les petites entreprises.

Des dossiers précis et détaillés

L'un des aspects les plus importants de la tenue de livres est la tenue de dossiers précis et détaillés de toutes les transactions financières. Cela comprend les ventes, les achats et les paiements, entre autres. En maintenant des dossiers détaillés, une image claire de la santé financière de votre entreprise est maintenue, ce qui permet de prendre des décisions éclairées sur l'entreprise.

L’important critique d’un logiciel de comptabilité et de tenue de livres

Les petites entreprises ont souvent des ressources limitées, ce qui rend difficile de suivre la tenue de livres manuellement. Pour gagner du temps et assurer l'exactitude, un logiciel de comptabilité et de tenue de livres est fortement recommandé. Il existe plusieurs programmes de tenue de livres disponibles, en ligne et hors ligne, qui peuvent automatiser le processus et faciliter le suivi des finances. Quelques exemples de tels logiciels comprennent QuickBooks, Sage, Xero et Wave. Chez Mondro, nous recommandons QuickBooks, qui est facile à apprendre et très puissant. De plus, en combinant un logiciel de tenue de livres à un logiciel ERP tel qu’Odoo, la majorité de la tâche devient automatique, générant plus de précision et d’efficience.

Ségréger ou sous-traiter le travail

La tenue de livres exige beaucoup de confiance et d'intégrité, il est important d'avoir un système de contrôles et d'équilibres en place pour minimiser les erreurs et prévenir la fraude. Une façon de le faire est de ségréger les tâches de tenue de livres, soit diviser les tâches de tenue de livres entre différentes personnes de l'entreprise. Cela peut aider à prévenir les erreurs et à assurer l'exactitude. L’aide d’un comptable ou d’un teneur de livre professionnel est généralement recommandé si l’entreprise n’a pas l’expertise pour gérer les livres.

Établir un budget

Un budget est un plan qui montre l’estimation des revenues et dépenses. C'est un outil utile pour les petites entreprises car il permet d'anticiper et de planifier les dépenses futures. L'établissement d'un budget fournit des informations sur les opportunités de réduction des coûts et les ajustements à faire afin de rester financièrement stable. De plus, les outils logiciels tels que QuickBooks permettent l'automatisation de la création de budgets. En ayant une visibilité en temps réel sur le budget par rapport aux dépenses réelles, l'entreprise peut s'adapter rapidement à des situations imprévues.

Rester à jour sur les taxes et impôts

La comptabilité implique également le suivi des taxes et impôts. Les petites entreprises sont tenues de payer des impôts sur leur revenu, leurs ventes et leurs salaires, entre autres. Il est important de rester à jour avec les dernières lois et réglementations fiscales afin d'éviter les pénalités ou les amendes. Effectuer le travail fiscal manuellement est une tâche gigantesque, même pour une petite entreprise.

Bien qu'il soit recommandé de travailler avec un comptable ou un fiscaliste qualifié pour tout ce qui concerne les impôts, des logiciels tels que QuickBooks permettent le suivi et même le versement (paiement) de la paie et des impôts de vente. Et bien que cela nécessite des pratiques comptables rigoureuses et approfondies, l'automatisation de la paie et des impôts de vente permet d'économiser d'innombrables heures qui peuvent ensuite être consacrées à l'activité principale.

Examiner les relevés régulièrement

La comptabilité ne consiste pas seulement à tenir des registres précis; il s'agit également d'utiliser ces informations pour prendre des décisions éclairées sur l'entreprise. L'examen régulier des états financiers, tels que les bilans et les états de résultat, peut aider à identifier les tendances et à apporter des ajustements pour améliorer la performance financière de l'entreprise. Encore une fois, QuickBooks permet la génération d'états financiers en un seul clic, rendant l'examen rapide et facile.

À retenir

La comptabilité est un aspect essentiel de la gestion d'une petite entreprise. En suivant les meilleures pratiques décrites dans cet article, la comptabilité sera précise, efficace et efficace. N'oubliez pas d'utiliser un logiciel pour automatiser le processus, de séparer ou d'externaliser les tâches, de mettre en place un budget, de suivre les impôts et d'examiner régulièrement vos états financiers. Avec une bonne comptabilité en place, vous pourrez prendre des décisions éclairées et gérer vos finances en toute confiance.