Fondamentalement, les initiatives d'intégration numérique sont des projets avec une portée et une complexité variable. Étant des projets, ils doivent être gérés comme des projets avec une approche structurée et organisée. Puisque Mondro utilise une phase de découverte approfondie combinée à une approche de gestion de projet PMI®, les projets d'intégration numérique sont bien définis et bien gérés, du début à la fin.

Le business case – le besoin ou problème

Le lancement d'un projet est généralement précédé d'une analyse d’opportunité (ou business case) de haut niveau. Cependant, réaliser un business case avant la phase de découverte peut être difficile. Il faut rapidement et à haut niveau identifier le besoin ou le problème auquel l'entreprise est confrontée. À partir de ce besoin ou de ce problème, le calcul de ce qui sera approximativement nécessaire pour y répondre aidera le client à comprendre pourquoi un investissement est nécessaire. Il est recommandé de faire un business case préliminaire avant de commencer la phase de découverte, et un business case plus approfondi après que la compréhension de la situation a évolué. Après le business case, une feuille de route de haut niveau doit être créée pour s'assurer que tous les processus et tâches différents sont agrégés et hiérarchisés.

Découverte et diagnostique – évaluation de l’état actuel avec IDEAS^TM

Avant de commencer un projet dans une entreprise, la première étape consiste à comprendre correctement le fonctionnement de l'entreprise à l'instant présent. Cela est généralement défini comme l'état actuel de l'entreprise. La découverte implique d'interviewer différents acteurs impliqués dans l'entreprise ainsi que d'observer comment les choses sont gérées.

Dans certain cas, cette phase nécessite également une cartographie des processus, qui consiste essentiellement à dessiner un diagramme de la façon dont le processus examiné se déroule. La gestion des processus d’affaires (BPM) est le groupe de compétences qui permet de bien comprendre les processus. Il existe plusieurs outils de cartographie BPM différents sur le marché, mais généralement tout outil fonctionnera à condition qu'une notation de processus standard soit utilisée.

Chez Mondro, nous utilisons une approche exclusive de découverte, de diagnostic et de résolution de problèmes appelée IDEAS™. IDEAS™ signifie Interviews, Données, Examens, Artefacts et Synthèse. Avec la méthodologie IDEAS™, les conseillers de Mondro seront en mesure d'identifier et de définir correctement quel type de numérisation sera nécessaire au sein d'une entreprise.

Définition des exigences prélimiaires

Une fois que l'état actuel a été bien compris, les problèmes devraient être plus faciles à identifier. En fait, il est assez courant que des problèmes surgissent pendant la phase de découverte. Les problèmes sont généralement des écarts, des goulots d'étranglement, des faiblesses et des redondances. Cependant, les exigences ne sont pas seulement basées sur les problèmes du processus. En général, lorsqu'on a identifié les problèmes, il est important de passer du temps à essayer d'identifier des opportunités générales d'efficacité et d'efficience. Des outils de diagnostic d'identification d'automatisation (AIDTs) peuvent également être utilisés avec des entreprises un peu plus avancées dans leur numérisation. Ces outils identifient essentiellement les étapes du processus qui peuvent être automatisées grâce à différentes méthodes d'automatisation.

Feuille de route et priorisation

Une fois que les améliorations ont été confirmées, la feuille de route détaillée doit être mise à jour avec plus de détails. Cela permettra de comprendre visuellement quelles améliorations doivent être effectuées en premier et aidera également à identifier s'il y a des connexions à établir entre différents processus commerciaux (comme les opérations et la comptabilité, par exemple). Une feuille de route détaillée confirmera également le temps nécessaire pour l'intégration et devrait alimenter la mise à jour du dossier commercial pour le projet.

Communication

Cet aspect est légèrement plus subtil. Il englobe les communications internes et externes et inclut tout ce qui concerne le support client. Recevoir des appels téléphoniques de clients mécontents qui ont besoin de réparations ou de retouches rapides tout en essayant de gérer tout le reste génère beaucoup de chaos s'il est fait manuellement. Cependant, avoir un système qui suit les commentaires des clients et garantit que toutes les demandes sont traitées et achevées entraînera non seulement des clients plus satisfaits, mais va également structurer ce travail indésirable mais inévitable.

Et à l'ère du télétravail, la communication numérique devient extrêmement importante. Les travailleurs s'attendent désormais à ce que le clavardage soit disponible où qu'ils se trouvent. Les e-mails sont omniprésents et la vidéoconférence prend de plus en plus d'importance. Et pour s'assurer que l'entreprise est bien gérée même via télétravail, une communication régulière est essentielle.

Choisir et essayer les bonnes applications

Une fois qu'une feuille de route détaillée a été créée, il est plus facile d'identifier quelles applications numériques répondront aux besoins. Et bien que certaines applications aient pu être suggérées au niveau du dossier commercial, une feuille de route est nécessaire pour confirmer si ces applications sont toujours pertinentes ou si elles peuvent être intégrées dans une seule application, par exemple.

Pour chaque application sélectionnée, un petit cas d'utilisation doit être démontré pour montrer au client à quoi ressemblera le produit final. À ce stade du projet, beaucoup de temps aura été consacré à la préparation de l'intégration sans que les applications ne soient disponibles pour l'entreprise. Un essai peut rassurer les parties prenantes que les bonnes applications ont été choisies.

Raffiner les exigences

Avec les problèmes, les opportunités et les applications identifiés, atteindre l'état désiré (ou communément appelé l'état futur) est assez simple. À cette étape, la cartographie des processus peut être utilisée à nouveau, mais cette fois-ci en tenant compte des améliorations ainsi que des capacités de chaque application, telles que l'automatisation grâce à des flux de travail intelligents.

L'automatisation implique des tâches telles que l'envoi de notifications, la journalisation de données structurées, ou l'exécution de processus avec un flux prédéfini, entre autres. Les outils d'automatisation les plus accessibles sont des flux de travail intelligents qui permettent la distribution des tâches en fonction d'une logique prédéfinie.

Une fois que l'état futur du processus a été défini, il est nécessaire de raffiner les exigences et de confirmer s'il convient d'en ajouter davantage. Les exigences raffinées sont toujours nécessaires pour comprendre comment procéder à la mise en œuvre numérique, surtout avec des entreprises peu familières des systèmes numériques et de l'automatisation. À cette étape, un ensemble de mesures d’affaires clés sera également défini pour garantir que les ensembles de données permettent une visibilité sur les métriques prédéfinies.

Exécution suivant Agile

Avec toutes les étapes précédentes terminées, la mise en œuvre et l'intégration peut commencer. La première étape de l'intégration est de prendre la feuille de route et de la décomposer en histoires utilisateurs (ou fonctionnalités de produit) compatibles avec Scrum. Chez Mondro, nous utilisons une gestion de projet Agile facilitée par PMI pour garantir que l'intégration soit livrée à l'entreprise par incréments raisonnables grâce à des sprints réguliers. Après que chaque histoire utilisateur ait été développée, elle est testée avec des utilisateurs sélectionnés de l'entreprise pour s'assurer qu'elle répond aux exigences. Après des tests d'acceptation réussis, la fonctionnalité est déployée pour être utilisée dans toute l'entreprise et la prochaine fonctionnalité est lancée.

Gestion du changement en intégration numérique

Il va de soi qu'avec tout changement vient une gestion du changement. Et bien sûr, le changement numérique perturbera probablement la façon dont les choses sont gérées au sein d'une entreprise. Pour s'assurer que les choses se passent aussi bien que possible, la gestion du changement est effectuée tout au long du projet, du début à la fin. Chez Mondro, nous travaillons en veillant à ce que les trois aspects de la gestion du changement, soit les personnes, les processus et les outils, soient intégrés de manière transparente.

À retenir

En utilisant une approche claire et structurée d'intégration numérique grâce à la définition du business case, à l'évaluation de l'état actuel et des exigences, à la planification, à la sélection d'applications, à l'essai et à la mise en œuvre Agile, Mondro garantit que les projets sont bien définis et bien livrés, créant des stratégies de valeur maximale pour les entreprises cherchant à faciliter et à automatiser leur gestion. Et malgré sa structure, cette approche laisse place à la flexibilité lorsque des projets doivent être livrés plus rapidement et à moindre coût, avec peu de risque d'erreurs ou d'omissions.