De nombreuses entreprises, même en 2023, sont confrontées à des défis similaires à ceux décrits ci-dessus. De la perte de factures au manque de visibilité sur les tâches et les projets, dirigier une entreprise sans outils numériques est incroyablement difficile. Gérer est comme aligner plusieurs engrenages ensemble. Et lorsque l'un de ces engrenages est cassé ou usé, toute l'entreprise a du mal à fonctionner. Il y a plusieurs facettes qui, lorsqu'elles sont numérisées et automatisées, réduisent considérablement le risque de panne et augmentent l'efficacité et l'efficience de l'ensemble du système.

Opérations et travail

Les opérations dans une petite entreprise peuvent sembler simples de l'extérieur, mais sont en réalité assez complexes lorsqu'on les examine de près. Planifier du travail de service en même temps que des projets, compléter les bons de travail et gérer l'attribution des pièces et l'inventaire peuvent sembler décourageants s'ils sont effectués manuellement. Mais avec des outils numériques, tout cela peut être géré avec efficacité.

En utilisant un outil intégré pour la planification du travail, la charge de travail et la charge de matériel peuvent facilement être prévues. La planification du travail et des matériaux plusieurs semaines à l'avance permet l’achat et l’attribution des matériaux et de la main-d'œuvre et facilite la gestion des opérations quotidiennes. Lorsque le travail est attribué et terminé, ce même outil permet aux travailleurs de compléter leurs bons de travail, ajouter tout matériel manquant et de facturer sur place. L'intégration de cet outil avec la gestion des stocks offre une visibilité en temps réel sur ce qui est disponible, ce qui manque et ce qui est en commande.

Et comme si les opérations n'étaient pas suffisamment complexes, maintenir la satisfaction des clients s’ajoute à la charge et rend les choses encore plus difficiles. Mais avec des outils numériques pour suivre les demandes des clients, l'entreprise devient beaucoup plus facile à gérer.

Finances

La gestion des factures, des créances, des factures à payer, des dépenses et de la paie manuellement est extrêmement chronophage et sujette aux omissions et aux erreurs. De plus, il est presque impossible d'avoir une visibilité en temps réel sur les finances de l'entreprise avec une comptabilité papier.

Lorsque les outils d'opérations sont intégrés à une solution de comptabilité, le système résultant offre une visibilité en temps réel sur les finances de l'entreprise. Avec cette visibilité, il est maintenant possible de planifier des stratégies qui nécessitent des investissements importants. Et lorsque les investissements sont réalisés, il est également possible de voir leurs effets et de réagir rapidement.

Avec une solution financière numérique, il est également possible d'avoir une visibilité sur les factures en retard et les créances à recevoir (factures et factures), et donc de pouvoir faire un suivi auprès des clients qui n'ont pas encore envoyé de paiements.

Marketing

Le marketing est souvent mal compris. La plupart des gens ne voient en lui que la promotion (ou la publicité), mais en réalité, il est défini par plusieurs « P » distincts. Avoir une solution marketing intégrée numériquement qui s'occupe de certains ou de tous ces « P » facilitera considérablement le succès commercial.

Personnel

La plupart des entreprises auront besoin à un moment ou à un autre d'embaucher, de former des travailleurs et de revoir leur performance. Et bien que ces éléments soient généralement présents informellement dans la plupart des entreprises, très peu de PME utilisent des outils numérisés pour gérer les éléments liés au personnel. Au sein d'une solution numérique, la visibilité sur tous les aspects liés au ressources humaines apporte une structure significative.

Communication

Cet aspect est légèrement plus subtil. Il englobe les communications internes et externes et inclut tout ce qui concerne le support client. Recevoir des appels téléphoniques de clients mécontents qui ont besoin de réparations ou de retouches rapides tout en essayant de gérer tout le reste génère beaucoup de chaos s'il est fait manuellement. Cependant, avoir un système qui suit les commentaires des clients et garantit que toutes les demandes sont traitées et achevées entraînera non seulement des clients plus satisfaits, mais va également structurer ce travail indésirable mais inévitable.

Et à l'ère du télétravail, la communication numérique devient extrêmement importante. Les travailleurs s'attendent désormais à ce que le clavardage soit disponible où qu'ils se trouvent. Les e-mails sont omniprésents et la vidéoconférence prend de plus en plus d'importance. Et pour s'assurer que l'entreprise est bien gérée même via télétravail, une communication régulière est essentielle.

Connaissances, processus et stratégie

Au sein d'une entreprise, de nombreux autres engrenages interagissent ensemble pour garantir que l'entreprise fonctionne correctement. Pour que tous ces éléments fonctionnent ensemble sans problème, ils doivent être dirigés vers une stratégie bien pensée, liés ensemble avec des processus et guidés par des connaissances communes. Sans outils numériques pour intégrer l'ensemble de l'entreprise, les multiples parties ne communiqueront pas entre elles et empêcheront les engrenages de s'aligner correctement.

À retenir

Alors, pourquoi une entreprise devrait-elle être numérisée et automatisée? D'un côté, tout devient plus facile, fournit de la visibilité, rend l'entreprise plus attrayante et accroit sa valeur et augmente l’indépendance du ou des propriétaires. Et malgré tous ces aspects positifs, le plus grand facteur est que les entreprises qui ne numérisent pas et n’automatisent pas leur gestion dépériront progressivement. Non pas parce qu'elles ne sont pas de bonnes entreprises, mais simplement parce qu'elles sont laissées derrière leurs concurrents, qui eux-mêmes évoluent avec le monde qui les entoure. Et si le pourquoi est primordial, le comment est presque aussi important. Avec l'approche structurée de Mondro pour l'intégration numérique, les projets sont garantis d'être un succès.