L'utilisation d'applications pour gérer différents aspects d'une entreprise est non seulement utile, mais aussi nécessaire. Cependant, l'utilisation de plusieurs applications disjointes et indépendantes peut entraîner un travail redondant et répétitif, diminuant l'engagement et rendant le travail administratif fastidieux. Pour minimiser la charge, il est important de prendre en compte des applications dotées de flux de processus intégrés ainsi que d'automatisation.

Processus intégrés

Que les propriétaires d'entreprise en soient conscients ou non, les processus commerciaux sont la base de la gestion d'une entreprise prospère. Tout consiste en des étapes séquentielles et parallèles. Cela commence par un fournisseur fournissant une entrée, qui est ensuite transformée en une sortie et livrée à un client. En bref, un FIPEC (ou des fois FIRTEC). La plus grande différence réside dans la manière dont ces processus sont exécutés. Certains peuvent être manuels et sur papier, et d'autres peuvent être partiellement ou entièrement automatisés grâce à l'utilisation d'une ou de plusieurs applications.

Lors du choix d'une application, il est important de comprendre que les processus commerciaux seront probablement intégrés. Dans ce cas, une certaine adaptation aux processus de l'entreprise existants peut être nécessaire. Cependant, avec un certain niveau de personnalisation, l'entreprise en ressortira améliorée en choisissant une application dotée de processus commerciaux préprogrammés.

Flux de travail automatisés

Presque toutes les applications disponibles de nos jours incluent un certain niveau d'automatisation des flux de travail. QuickBooks en ligne générera automatiquement des déclarations de taxe de vente, Zoho remplira les informations client en fonction de la valeur d'un champ, et Outlook peut nettoyer une boîte de réception avec des règles simples. Cependant, la véritable puissance des flux de travail automatisés réside dans les connexions entre différentes applications servant à différents processus commerciaux. Par exemple, avoir une application qui peut rapidement et facilement générer un devis en fonction des besoins, le faire accepter en ligne, puis planifier le travail et facturer une fois le travail terminé, le tout dans une seule application, est d'une valeur énorme. La prise en compte de l'automatisation prête à l'emploi lors du choix d'une application est primordiale.

Tout ce qui n'est pas automatisé au sein des applications et entre elles peut être complété par une autre couche d'automatisation. La Robotisation des Processus (RPA), ou plus récemment l'Automatisation des Processus Intelligents (IPA), est un ensemble d'outils qui automatisent davantage les processus de l'entreprise. L'IPA est une version avancée de la RPA qui inclut un certain niveau d'intelligence artificielle, rendant les processus commerciaux encore plus efficaces et faciles à gérer.

Connections et APIs

Malgré le niveau de complétude de certaines applications, il est très peu probable qu'une seule application règne sur toutes les autres. Certaines peuvent s'en approcher, mais tout dépendra des besoins de l'entreprise. Par exemple, une entreprise de commerce électronique peut être en mesure d'utiliser uniquement Odoo, qui comprend une interface pour que les clients achètent des produits, et un « back-end » pour gérer tout ce qui concerne la planification des ressources. Même la gestion interne de l'entreprise sera prise en charge.

D'un autre côté, une entreprise concevant des composants aérospatiaux ne pourra utiliser qu'un ERP pour l'aspect opérationnel des choses. Si le logiciel dispose d'une fonction de Gestion du Cycle de Vie des Produits, il peut également être utilisé pour suivre le cycle de vie du produit. Cependant, un logiciel de conception et d'analyse sera nécessaire pour effectuer la conception réelle. Un tel logiciel nécessite un ensemble complexe de modèles mathématiques que seules des entreprises spécialisées tel Ansys ou Dassault Systèmes sont en mesure de fournir. Il est très peu probable que les ERPs prêts à l'emploi intègrent de telles fonctions.

De plus, certaines entreprises peuvent déjà utiliser certaines applications pour certains processus et souhaitent les compléter avec un autre ensemble d'outils sans abandonner l'ancienne méthode de travail. Pour toutes ces raisons, et parfois plus encore, les connexions entre les applications deviennent nécessaires.

Par conséquent, lors du choix d'une application, il est important de prendre en compte la facilité d'intégration avec d'autres applications logicielles. Savoir s'il existe des connecteurs intégrés ou prêts à l'emploi, à quel point il est facile de connecter des outils API tiers (comme Zapier), ou à quel point il est facile de personnaliser sont des considérations importantes pour la sélection de la solution.

Gestion des processus d’affaires

Un concept assez ancien, la gestion des processus d’affaires est l'ensemble d'outils qui permettent à une entreprise de comprendre son fonctionnement. Malgré son âge, nous pensons qu'elle devient de plus en plus importante. Et avec les récents développements en matière d'apprentissage automatique et d'intelligence artificielle, les processus commerciaux n'ont plus besoin d'être cartographiés manuellement. Cependant, ils doivent toujours être cartographiés.

Comprendre comment les processus commerciaux circulent au sein d'une entreprise, avec ou sans processus intégrés dans les logiciels, est très important. Cela peut identifier des redondances, des inefficacités, des lacunes et des risques, qui peuvent tous finalement conduire à des clients mécontents. Une application permettant de cartographier de tels processus devrait être sérieusement envisagée par toute entreprise.

Un mot sur l’amélioration continue agile

L'amélioration continue agile n'est pas une application logicielle. Il s'agit davantage d'un concept et d'une culture. Cependant, il est particulièrement important pour toute entreprise, qu'elle soit grande ou petite, de travailler à instaurer une culture d'agilité dans l'amélioration. Étant donné que le monde est passé d'événements prévisibles à la vulnérabilité, à l'incertitude, à la complexité et à l'ambiguïté (VUCA), les entreprises doivent être plus adaptables et agiles. Avec une culture d'amélioration continue agile, les entreprises ne survivront pas seulement, elles deviendront plus compétitives et prospéreront dans un monde VUCA.

À retenir

Le choix d'une application adaptée aux processus commerciaux peut être un défi, mais il est nécessaire. Cependant, prendre en compte des aspects tels que les processus intégrés, les flux de travail automatisés et la facilité de connexion et d'utilisation des API peut considérablement aider dans le choix. Les conseillers de Mondro sont expérimentés pour recommander des applications logicielles spécifiques en fonction des besoins spécifiques, et incluent toutes les considérations ci-dessus dans leur sélection. Contactez Mondro pour en savoir plus sur les sujets mentionnés ci-dessus!