Shikon n'est pas le seul à penser que les réunions sont une perte de temps. Et sans préparation adéquate du contenu et une considération de la fréquence, la situation de Shikon arrivera à beaucoup d'autres personnes également. La communication en gestion est l'un des piliers d'une entreprise réussie, mais de nombreux entrepreneurs improvisent cet aspect et finissent par rendre les choses plus difficiles plutôt que plus faciles.

Comme nous l'avons vu dans un article précédent, la théorie de la communication offre des informations inestimables sur comment mener quels types de communication, mais elle ne fournit pas d'informations sur quand ou à quelle fréquence les mener.

Discussions sur les opérations quotidiennes

Il est recommandé d'avoir des discussions sur les opérations quotidiennes (également appelées tactiques) exactement comme l'indique le titre, c'est-à-dire sur une base quotidienne ou semi-quotidienne. Cela garantit qu'il y a un moment dédié pour discuter de la planification de la journée et de l'attribution des tâches. Un simple appel téléphonique ou une visioconférence matinale est généralement suffisant et peut être complété par des discussions par chat et des appels téléphoniques individuels tout au long de la journée. Cependant, il est également important d'adapter la fréquence aux besoins de l'entreprise. Si une quotidiennement est trop fréquent, réduisez à trois fois par semaine. Si c'est toujours trop, réduisez à deux fois. Si ce n'est pas suffisant, augmentez. Vous saurez grâce aux commentaires des employés lorsque la fréquence est trop élevée, et grâce aux tâches constamment en retard ou incomplètes lorsque la fréquence est trop basse.

Discussions de gestion

Les discussions de gestion devraient avoir lieu au moins une fois par semaine. Ces discussions devraient se faire au moins par visioconférence et, si possible, en personne, et devraient durer au moins 30 minutes. Le contenu peut varier, de l'examen des métriques à la progression des projets, en passant par certaines discussions nécessaires ou de gestion générale. Tout comme les discussions quotidiennes, ajustez le contenu et la fréquence en fonction des besoins actuels de l'entreprise.

Discussions sur la stratégie

Les discussions avec du contenu purement stratégique devraient avoir lieu en personne, car elles incluent généralement des sujets sensibles et confidentiels. Ces réunions devraient avoir lieu entre une fois toutes les deux semaines et une fois par mois pour garantir que l'entreprise est toujours sur la bonne voie stratégique. Les discussions stratégiques ne devraient être tenues virtuellement que dans des cas exceptionnels. Ces discussions devraient avoir lieu au minimum une fois par mois, même s'il n'y a pas de contenu formel. Avoir un point de contact régulier avec l'équipe de direction générera des discussions même sans avoir de contenu prêt.

Conseils pour les réunions

Lors de la tenue de discussions planifiées, communément appelées réunions, plusieurs petites choses peuvent contribuer à une réunion efficace et productive, ou au contraire à une perte de temps.

• Définir l'objectif. Avant de planifier une réunion, réfléchissez à ce qui doit être accompli, que ce soit prendre une décision, résoudre un problème ou mettre à jour l'état d'avancement d'un projet. Cela aidera à définir l'approche, le contenu et la structure. Une fois l'objectif défini, le matériel approprié doit être préparé.
• Préparer le contenu. Commencez par préparer du contenu, qu'il s'agisse de supports visuels ou verbaux, cela aidera à déterminer la plupart des éléments ci-dessous. Cela permettra également de s'exercer mentalement à la préparation.
• Établir un ordre du jour. Un ordre du jour est une feuille de route pour la réunion, qui indique les sujets qui seront abordés et leur ordre de discussion. En ayant un ordre du jour, la réunion restera sur la bonne voie et les problèmes importants pourront être abordés.
• Restreindre la taille de la réunion. Les petites réunions sont souvent plus productives que les grandes. Invitez principalement les personnes directement concernées par les problèmes à traiter, de manière à ce que la discussion puisse être plus ciblée.
• Trouver un créneau horaire approprié. Créez un projet de réunion et incluez tous les participants nécessaires. Assurez-vous de faire la distinction entre les personnes qui doivent être présentes et celles qui sont optionnelles. Trouvez un créneau horaire qui convienne à la plupart des participants nécessaires.
• Envoyer l'invitation. Une fois l'objectif, le contenu et l'ordre du jour prêts, rédigez une brève introduction à votre invitation (objectif) et incluez l'ordre du jour préliminaire. Cela aidera les participants à se préparer. Lorsque c'est fait, envoyez l'invitation.
• Respecter le créneau horaire. Une fois la date et l'heure de la réunion fixées, il est important de s'y tenir. Cela envoie le message que le temps et les contributions de vos collègues sont valorisés et respectés. Évitez de déplacer les réunions, si possible.
• Arriver en avance. Pour vous assurer que l'équipement informatique fonctionne et que tout votre contenu est prêt à l'avance, essayez de commencer la réunion (ou d'ouvrir la connexion) quelques minutes en avance.
• Restez fidèle à l'ordre du jour. Respectez l'ordre du jour. Certaines discussions divergeront bien sûr et certaines nécessiteront des séances de remue-méninges, mais il est recommandé de revenir à l'objectif et à l'ordre du jour. Les réunions qui ne suivent pas l'ordre du jour ont tendance à durer plus longtemps et à ne pas remplir leur objectif.
• Encourager la participation. Encouragez tous les participants à participer à la discussion. Une façon de le faire est de poser des questions ouvertes et de laisser les gens s'exprimer par eux-mêmes.
• Prendre des notes. Il est toujours bon d'avoir un preneur de notes lors de la réunion, afin de suivre les points abordés et les actions à entreprendre ultérieurement.
• Faire un suivi des actions à entreprendre. À la fin de la réunion, assurez-vous que toutes les actions qui ont été attribuées font l'objet d'un suivi. Envoyez un courriel résumant les décisions prises (procès-verbal) et les prochaines étapes à entreprendre, ainsi que l'état d'avancement des tâches en cours (actions).
• Réviser la réunion. Pour s'assurer que les réunions soient productives, il est recommandé de les revoir régulièrement. Prenez note de ce qui s'est bien passé, de ce qui ne s'est pas bien passé et de ce qui peut être amélioré.

En suivant ces conseils, les réunions seront productives, ciblées, efficaces et atteindront leur objectif. Une réunion bien menée peut faire gagner du temps et créer un environnement de travail plus agréable pour tous.

À retenir

Toutes les organisations n'ont pas besoin du même niveau de discussions et de réunions, mais toutes ont besoin d'un minimum. L'utilisation des conseils et recommandations de cet article aidera à structurer les communications et les rendra plus efficaces et efficientes. Et n'oubliez pas d'utiliser les recommandations de l'article sur L'importance de la communication!