Dans la première partie, la plupart des discussions portaient sur la préparation du projet. Cela incluait la mise en place d'un logiciel de gestion de projet, ainsi que la définition des objectifs, l'établissement des devis, l’obtention des permis, la préparation des matériaux et la planification des travaux. Dans la deuxième partie, l'accent sera mis sur l'exécution du projet et comprendra des aspects tels que la sécurité, la gestion de l'exécution, la manière de documenter les travaux, la facturation et la clôture.

Sécurité sur le chantier

L'aspect le plus important lors de l'exécution d'un projet est de s'assurer que le chantier est sûr pour les travailleurs. Plusieurs dangers peuvent être présents sur un chantier et il est important de réduire les risques pour chacun d'entre eux. En voici quelques exemples :

• Chutes
• Glissades et trébuchements
• Exposition à des substances dangereuses
• Accidents de type « frappé par »
• Bruit excessif
• Blessures liées aux vibrations
• Blessures liées aux échafaudages
• Incidents électriques
• Brûlures
• Manipulation des matériaux

Pour la sécurité sur les chantiers au Québec, veuillez consulter le site web de la CNESST. Pour des informations nationales sur la sécurité au Canada, veuillez vous référer au CCOHS.

Préparation du site et des travailleurs

Lorsque les risques liés à la sécurité ont été suffisamment réduits, il est temps de préparer le chantier et de former les travailleurs si nécessaire. Avant même d'apporter les matériaux, il est fortement recommandé de vérifier que le chantier est prêt, surtout en cas de sous-traitance pour un entrepreneur général. Si des tuyaux doivent être installés dans les murs et que les murs ne sont pas ouverts, rien ne pourra être fait.

Après avoir confirmé que le site est prêt, il est recommandé d'apporter les matériaux et outils près du site d'exécution, en veillant à ce que leur emplacement ne crée pas de risques supplémentaires pour les travailleurs. Les tables doivent être stables, les outils inutilisés déconnectés des prises de courant et aucune flamme ouverte ne doit être laissée sans surveillance, pour n'en citer que quelques exemples. S’il y a beaucoup de matériaux ou d’outils à utiliser, il est recommandé de les faire livrer lorsque nécessaire.

Lorsque tous les matériaux et outils sont prêts, le chef de projet doit s'assurer que le ou les travailleurs sont conscients de l'étendue des travaux. Le chef de projet doit expliquer ce qui doit être fait en fournissant suffisamment de détails pour éviter les erreurs et les omissions, et il doit consacrer du temps à expliquer quelques-unes des meilleures pratiques d'exécution pour s'assurer que les travailleurs comprennent l'importance d'une exécution de qualité. À aucun moment les travailleurs ne doivent être envoyés seuls sur un chantier – un chef de projet doit toujours être là avec eux avant le début des travaux.

Gestion de l’exécution

Une fois que les travailleurs commencent le travail, le chef de projet doit rester à proximité et aider les travailleurs en cas de besoin. Si les travailleurs travaillent sans problème, le chef de projet a la possibilité de leur donner de l'espace et de l'autonomie et d'assumer d'autres responsabilités. Cependant, il est fortement recommandé que le chef de projet reste à la disposition des travailleurs au cas où quelque chose d'inattendu soit nécessaire.

Les situations imprévues ayant un impact sur l'étendue des travaux ou le produit final doivent être immédiatement communiquées au client ou à l'entrepreneur général. Il est également fortement recommandé de communiquer régulièrement l'avancement des travaux à toutes les parties prenantes. Si des changements importants de l'étendue des travaux sont demandés pendant l'exécution, ils doivent être gérés par le biais d'un processus de modification en tenant compte de toutes les implications possibles.

Au fur et à mesure de l'avancement des travaux, le chef de projet doit régulièrement prendre des photos, vérifier que les travaux réalisés sont conformes aux normes et codes applicables, et que l'étendue des travaux reste conforme à ce qui a été convenu avec le client.

Gestion des extras

Si du fluage de portée (extras) survient, le chef de projet doit communiquer avec les parties prenantes concernées pour les informer de la demande d'extras et obtenir un accord sur la manière de procéder. Qu'il s'agisse d'un forfait horaire ou d'un extra avec un devis, il est obligatoire d'obtenir une approbation écrite du client ou de l'entrepreneur avant de commencer les travaux. Trop souvent, les factures sont réduites ou simplement annulées, ce qui entraîne des pertes pour l'entreprise, simplement parce qu'il y a eu un problème de communication. Évitez de perdre de l'argent en obtenant des engagements écrits.

Documentation des travaux

À chaque phase terminée, et peut-être même plus fréquemment, les travaux en cours d'exécution doivent être minutieusement documentés. Des photos doivent être jointes au dossier du projet, tous les extras enregistrés sous forme de commentaires, les bons de travail et les factures, et tous les changements de portée consignés dans les dossiers. Cela est particulièrement vrai pour les entreprises qui gèrent plusieurs projets simultanément.

Meilleures pratiques en matière de facturation

Il est recommandé de séparer les factures par phase et de créer des factures spécifiques pour tous les extras effectués. Dans les factures pour les travaux avec devis, établissez une description très détaillée de ce qui a été fait et incluez un résumé approximatif des matériaux utilisés. Les travaux en extra peuvent également être facturés avec un résumé détaillé, et si le client demande des détails sur les prix, les informations doivent lui être fournies rapidement.

Clôture

Avant la facture finale, il est fortement recommandé d'obtenir une confirmation écrite du client indiquant que les travaux sont effectivement terminés. Et ce n'est qu'après le paiement de la facture finale que le projet peut être considéré comme clos.

À retenir

Bien que cet article donne un bon aperçu de la gestion de projet, il est vivement recommandé de suivre une formation dispensée par un chef de projet professionnel qui pourra adapter les connaissances de gestion de projet de classe mondiale aux besoins de votre entreprise. Que ce soit pour des projets de construction ou d'entreprise, les professionnels certifiés en gestion de projet (PMP®) de Mondro pourront vous guider vers une exécution sans faille.